Si tu negocio trabaja con constructoras o con proyectos vinculados a obra, hay una situación bastante habitual cuando llega el momento de facturar.
Presupuestas un trabajo por un importe determinado, realizas el servicio o el suministro… y al emitir la factura descubres que no vas a cobrar el total inmediatamente.
Esto ocurre porque en muchos contratos existe lo que se conoce como retención de garantías.
Aunque es una práctica muy extendida en el sector de la construcción, también suele ser una de las partes que más complicaciones genera en la gestión administrativa.
EN ESTE ARTÍCULO ENCONTRARÁS
- Qué es exactamente la retención de garantías
- El problema cuando se gestiona de forma manual
- Cómo lo gestiona Eactivo
- Más control sobre tus cobros
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Qué es exactamente la retención de garantías
La retención de garantías consiste en reservar un pequeño porcentaje del importe total de la factura, normalmente alrededor de un 5%, como garantía del trabajo realizado.
Este porcentaje no se paga en el primer momento. La empresa que contrata el trabajo abona la mayor parte de la factura, pero deja ese porcentaje pendiente hasta comprobar que la instalación, la obra o el suministro cumplen con lo acordado.
Una vez transcurrido el tiempo establecido o finalizada la revisión correspondiente, se procede al pago de ese importe retenido.
El problema cuando se gestiona de forma manual
En muchos negocios esta situación se resuelve de forma poco estructurada. Se emite la factura por el importe total y después se anota en algún documento o en una hoja de cálculo la parte que queda pendiente de cobro.
El inconveniente aparece meses después, cuando llega el momento de reclamar la retención.
A menudo hay que revisar facturas antiguas, comprobar qué importe se había retenido o incluso recordar si ese dinero se ha cobrado o no. Este tipo de situaciones generan confusión y, en algunos casos, retrasos en el cobro.
Cuando se trabaja con varias obras o proyectos al mismo tiempo, este control se vuelve todavía más complejo.
Cómo lo gestiona Eactivo
Para facilitar este proceso, Eactivo permite contemplar la retención de garantías directamente dentro de la factura.
Al crear el documento puedes indicar el porcentaje de retención correspondiente. A partir de ese momento, el sistema divide automáticamente el cobro en dos.
Por un lado, el primer pago que corresponde a la mayor parte del importe de la factura. Por otro, el segundo pago que representa el porcentaje retenido como garantía.
De esta manera toda la información queda registrada dentro del propio sistema y vinculada a la factura original, evitando cálculos manuales o anotaciones externas.
Más control sobre tus cobros
Gestionar correctamente la retención de garantías permite tener una visión mucho más clara de los ingresos pendientes.
Desde el primer momento sabes qué parte del trabajo ya ha sido cobrada y qué parte queda pendiente de liberarse cuando finalice el periodo de garantía. Esto facilita el control financiero del negocio y evita tener que revisar documentos antiguos para recuperar esa información.
Con Eactivo, este tipo de particularidades quedan integradas dentro del propio sistema, ayudándote a trabajar con más claridad y a dedicar tu tiempo a lo realmente importante: tu negocio.
