Control horario integrado en tu ERP: el nuevo módulo de eactivo para el registro de jornada

Solo en 2024, la Inspección de Trabajo impuso sanciones por valor de 20,19 millones de euros a empresas que incumplían la normativa de registro de jornada laboral en España, afectando a más de 178.000 trabajadores. La cifra no para de crecer año tras año, y las multas pueden alcanzar los 7.500 euros por infracción grave, una cantidad que para una pyme supone un golpe serio. El control horario dejó de ser opcional hace tiempo: es una obligación legal y un riesgo financiero real para quien lo ignora.

Si ya gestionas tu facturación, clientes y productos con eactivo, ahora puedes cubrir también el registro de jornada desde el mismo panel, sin contratar herramientas externas ni duplicar sistemas.

Registro de jornada obligatorio: qué dice la ley y por qué afecta a tu empresa

Desde mayo de 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas en España a llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador. No importa el tamaño de la empresa ni el sector: si tienes empleados, debes registrar la hora de entrada, la hora de salida y conservar esos datos durante cuatro años.

La Inspección de Trabajo puede solicitar estos registros en cualquier momento, y la ausencia de un sistema fiable se considera infracción. Las sanciones se clasifican en tres niveles:

• Leve (70 a 750 euros): defectos formales en la documentación del registro.
• Grave (751 a 7.500 euros): no disponer de registro, superar los límites de jornada o no comunicar las horas extra a los representantes de los trabajadores.
• Muy grave (7.501 a 225.018 euros): falsificación de registros o impago reiterado vinculado a horas no contabilizadas.

Además, la legislación pendiente de aprobación contempla que las multas graves y muy graves se calculen por trabajador afectado, no por centro de trabajo. Para una empresa con 20 empleados, una infracción grave podría multiplicarse hasta los 150.000 euros. El riesgo ya no es abstracto: es una cifra concreta en tu cuenta de resultados.

El problema real: herramientas dispersas que no hablan entre sí

Muchas pymes resuelven el control horario con hojas de cálculo, aplicaciones independientes o incluso papel. El resultado es predecible: datos fragmentados, fichajes que se pierden, imposibilidad de cruzar información con nóminas o calendarios, y horas de trabajo manual cada vez que llega una inspección.

Contratar una aplicación independiente de fichajes añade otro proveedor, otra factura mensual, otra contraseña y otro sistema que mantener. Para empresas que ya usan un ERP para su gestión diaria, tiene más sentido que el registro de jornada viva dentro de la misma plataforma donde gestionan todo lo demás.

Control horario de eactivo: registro de jornada dentro de tu ERP

El nuevo módulo de control horario de eactivo permite gestionar los fichajes de empleados directamente desde la plataforma que ya utilizas para facturación, clientes, inventario y contabilidad. Sin instalar nada adicional, sin integraciones complejas y sin depender de terceros.

Estas son las funcionalidades principales:

• Fichaje de entrada, salida y pausas desde el panel web o la aplicación móvil. Los empleados pueden registrar su jornada desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
• Control por empresa: el administrador decide qué empleados fichan, establece las reglas de validación y supervisa los registros en tiempo real.
• Histórico completo de jornadas accesible en cualquier momento. Ante una inspección laboral, puedes presentar los datos de forma inmediata, ordenada y verificable.
• Gestión de pausas y descansos, diferenciando el tiempo efectivo de trabajo del tiempo de pausa dentro de cada jornada.
• Acceso desde app móvil, útil para equipos comerciales, técnicos de campo o cualquier empleado que no trabaje siempre desde la misma ubicación.

Todo esto funciona dentro de eactivo. No necesitas exportar datos a otra herramienta ni preocuparte por sincronizaciones que fallen.

Cómo funciona el sistema de recargas del control horario

A diferencia de la mayoría de soluciones del mercado, que obligan a contratar una suscripción mensual fija con permanencia, el módulo de control horario de eactivo funciona con un sistema de recargas de tiempo. El modelo es sencillo:

1. Eliges un paquete de acceso: 3 meses, 6 meses o 12 meses.
2. Al contratar, el tiempo se suma a tu saldo disponible. Si ya tenías meses acumulados, el nuevo paquete se añade al saldo existente.
3. Mientras tengas saldo, el módulo está activo. Cuando el saldo llegue a cero, el módulo se desactiva hasta que realices una nueva recarga.
4. Puedes acumular recargas comprando varios paquetes por adelantado si prefieres asegurar la continuidad.

La activación y cada recarga se gestionan directamente desde el panel de eactivo, sin salir del ERP y sin trámites adicionales.

Sin permanencia ni contrato: recargas cuando quieres, por el periodo que necesitas. Si tu empresa tiene actividad estacional o simplemente prefieres no atarte a pagos recurrentes, este modelo te da el control total sobre el gasto.

Control horario sin fricciones: por qué importa que esté dentro de tu ERP

Integrar el registro de jornada en el mismo sistema donde gestionas facturas, clientes y productos elimina una capa de complejidad que muchas empresas arrastran sin necesidad. Los beneficios directos son:

• Un solo sistema, un solo acceso. Tus empleados y administradores no necesitan aprender otra herramienta.
• Datos centralizados. Los registros de jornada conviven con el resto de información de gestión. Ante una auditoría o inspección, todo está en el mismo sitio.
• Menos costes ocultos. Sin cuotas mensuales fijas, sin contratos de permanencia, sin integraciones de terceros que mantener.
• Cumplimiento legal cubierto. El histórico de fichajes cumple con los requisitos del Real Decreto-ley 8/2019 y queda disponible durante los cuatro años que exige la normativa.

Activa el control horario en eactivo hoy

Si ya eres usuario de eactivo, activar el módulo de control horario es cuestión de minutos: accede a tu panel, selecciona el paquete de recarga que prefieras y el sistema estará listo para que tus empleados comiencen a fichar.

Si aún no conoces eactivo, este es un buen momento para descubrir un ERP pensado para pymes que necesitan resolver la gestión diaria sin acumular herramientas.

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Publicado por el equipo de eactivo.

Sergio Pérez