Cómo activar el control horario en eactivo

Desde que en 2019 el registro de jornada se convirtió en obligación legal en España (Real Decreto-ley 8/2019), la Inspección de Trabajo ha impuesto más de 14.000 sanciones relacionadas con el control horario, según datos del Ministerio de Trabajo. Si ya gestionas tu empresa con eactivo, no necesitas contratar otra herramienta: el módulo de control horario está integrado en tu panel y se activa en menos de cinco minutos, sin permanencia ni cuotas fijas.

Esta guía te lleva paso a paso desde la activación inicial hasta el primer fichaje de un empleado.

Fase 1 — Primera activación del control horario

El módulo de control horario requiere una configuración inicial que solo se hace una vez. Para lanzarlo necesitas permisos de administrador o superadministrador en tu cuenta de eactivo.

Accede al módulo

Inicia sesión en eactivo y haz clic en el icono de reloj que encontrarás en la barra superior de la aplicación (junto a los iconos de notificaciones). Su título es «Control Horario». Si es la primera vez que accedes, el sistema detecta que el módulo no está instalado y te muestra automáticamente el formulario de configuración inicial.

Configura los parámetros básicos

El formulario de arranque te pide solo dos datos:

• Zona horaria: un desplegable con las zonas disponibles. Por defecto aparece Europa/Madrid, pero puedes cambiarlo si tu empresa opera desde otra zona (por ejemplo, Ciudad de México o Canarias).
• Política de fichaje: dos opciones claras.

– Fichaje libre — los empleados pueden fichar desde cualquier ubicación. Es la opción recomendada si tu equipo trabaja en remoto o en formato híbrido.

– Solo presencial — el fichaje únicamente se acepta desde zonas de fichaje autorizadas que configures después. Adecuado para centros de trabajo con punto de fichaje fijo.

Activa el módulo

Pulsa el botón Activar Control Horario. El sistema crea automáticamente todas las tablas necesarias en la base de datos, carga la configuración laboral por defecto y deja el módulo listo. Al terminar, te redirige al panel de administración.

Fase 2 — Activar empleados en el control horario

El módulo arranca sin empleados activos. No se importan automáticamente: tú decides quién ficha y quién no, activándolos uno a uno desde el panel de administración.

Pasos para activar un empleado

1. Desde el panel de administración, haz clic en la tarjeta Perfiles del menú de herramientas.

2. Localiza al empleado en la lista.

3. Haz clic en su nombre para abrir su ficha.

4. Pulsa Editar.

5. Marca la casilla Activo en el perfil de control horario.

6. Opcionalmente, ajusta la configuración individual: zona horaria del empleado, departamento, rol o calendario laboral asignado.

7. Pulsa Guardar.

Repite el proceso para cada trabajador que necesite fichar. Solo los empleados con la casilla «Activo» marcada podrán registrar entradas y salidas.

Fase 3 — Recargar saldo del control horario

El módulo funciona con un sistema de saldo prepago. Sin saldo disponible, los empleados no pueden fichar. No hay cuota fija mensual ni contrato: compras el tiempo que necesitas y punto.

Precios

El coste mensual depende del tamaño de tu equipo:

• Hasta 5 empleados activos: 20 euros al mes (tarifa base).
• Cada empleado adicional: 3 euros al mes.

Los paquetes disponibles son de 3, 6 y 12 meses. El precio total se calcula automáticamente en función de los empleados que tengas activos en ese momento.

Cómo recargar

1. Desde el panel de administración, haz clic en la tarjeta Recargas del menú de herramientas. También puedes usar el botón Recargas que aparece en la cabecera del panel.

2. Verás tu saldo actual y los tres paquetes con el precio desglosado (neto + IVA).

3. Selecciona el paquete que prefieras.

4. Pulsa Pagar con tarjeta. El sistema abre la pasarela de pago seguro de Stripe.

5. Tras confirmar el pago, el saldo se acredita al instante y el módulo queda operativo.

Tres cosas que conviene saber

• El saldo se acumula. Puedes comprar varios paquetes seguidos. Si compras 3 meses y luego otros 6, tu saldo sube a 9 meses.
• Sin renovación automática. Tú decides cuándo recargar. Nadie te cobra sin aviso.
• Desactivación automática. Cuando el saldo llega a cero, el módulo se pausa. Tus datos históricos se conservan intactos; solo necesitas una nueva recarga para que todo vuelva a funcionar.

Fase 4 — Los empleados fichan en el control horario

Con el módulo activo, los empleados activados y saldo disponible, ya se puede fichar. Cada empleado accede al módulo haciendo clic en el icono de reloj de la barra superior de eactivo, o desde la app móvil.

Qué ve el empleado

El panel de fichaje muestra la foto del empleado, su estado actual y cuatro botones según la situación:

• Entrada (verde): abre la jornada laboral.
• Parada (gris): inicia un descanso o pausa.
• Retomar (azul): finaliza el descanso y retoma la jornada.
• Salida (amarillo): cierra la jornada del día.

Debajo de los botones, un temporizador muestra en tiempo real el tiempo trabajado acumulado durante la jornada actual. No hay que refrescar la página: se actualiza solo.

Si necesitas ayuda

Si durante el proceso tienes alguna duda o algo no funciona como esperas, contacta con nuestro equipo de soporte a través del correo soporte@eactivo.es.

Respondemos en horario laboral y, en la mayoría de casos, en menos de una hora.

Activa el Control Horario desde tu panel de Eactivo.

Prueba Eactivo gratis 30 días — sin tarjeta de crédito.

Sergio Pérez